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Designação do projeto | Inovação de Processos

Código do projeto | NORTE-02-0853-FEDER-003836

Objetivo Principal | Reforçar a Competitividade das PME

Região de intervenção | Norte

Entidade beneficiária | CRA CONSULTORES


Data de Aprovação: 04-09-2015

Data de início: 30-06-2015

Data de Conclusão: 31-03-2016

Custo Total elegível: 16.700,0€

Apoio Financeiro da União Europeia: FERDER:12.525,0€


Objetivos/Atividades/Resultados:

O serviço contratado proponha consultoria especializada de inovação com vista à implementação de processos e sistemas de gestão integrados que permitam elevar o nível de eficácia e eficiência operacional, melhorar o nível de qualidade dos serviços prestados aos clientes. Estes serviços permitirão produzir informação financeira analítica de forma padronizada, com o mínimo de interação do utilizador, tornando esta capacidade uma vantagem competitiva para a CRA Consultores.

 

Os serviços de consultoria a prestar pela MEGATRÓNICA foram assim descritos para apoiar na redefinição na dos processos de produção de informação financeira. Sendo a informação financeira um dos principais pilares no serviço prestado aos clientes e que, pela sua regularidade, se trata de um processo critico, torna-se imprescindível modernizar estes processos.

 

Neste sentido e tendo em conta o proposto o serviço foi realizado tendo em conta as premissas definidas, dentro do prazo previsto, e caraterizaram-se como referido em serviços de consultoria especializada na redefinição de processos e definição de novos métodos de trabalho aliados às áreas críticas, nomeadamente: foram introduzidas ferramentas, que melhoraram o nível de qualidade e eficiência na obtenção da informação, aperfeiçoando a ação do utilizador, reduzindo o volume de tarefas anteriores, com a elaboração dos relatórios analíticos. Ou seja:

 

O Problema:

- Existiam mais do que um modelo configurado, para apresentação dos mesmos dados de análises, tais como Balanços, Demonstrações de Resultados, entre outros;

- Não existia a centralização dos modelos configurados, estes estavam dispersos em pastas dos seus utilizadores, e por vezes uns utilizadores desconhecem os modelos dos outros;

- O tratamento da informação é manual, não existia automatismos e a informação introduzida está facilmente sujeita a erro na inserção de dados.

- Existia um número elevado de modelos de análise para as empresas onde a CRA – Consultores, Lda., presta os seus serviços.

- Não existe a interligação com os sistemas de gestão, não existia automatismos, logo a informação apresentada era facilmente desatualizada.

 

Com a Implementação do Serviço:

- Foram elaborados novos e diversos modelos de recolha de informação, sempre com o objetivo da simplificação da quantidade e modelos a elaborar;

- Os modelos de gestão necessários passaram a estar todos centralizados, deixado de existir modelos perdidos nas pastas dos utilizadores e todos têm acesso aos mesmos;

- Os mapas financeiros passaram a ser elaborados em Excel e ligados ao ERP Primavera, onde existe a possibilidade de obter mais informação que anteriormente, e são criados novos mapas de análise;

- Os mapas de análise detalhada deixam de ser produzidos manualmente, tornava o processo moroso e suscetível a uma margem de erro considerável, onde por vezes o custo aplicado às empresas, pela elaboração dos mesmos não eram os reais, mas sim uma estimativa;

- Todos os modelos de análise são automatizados, eliminando a margem de erro, alimentando-se apenas dos dados introduzidos no ERP Primavera, onde desta forma a informação obtida é em tempo real, basta atualizar o modelo de análise pretendido e a informação apresentada é a mesma que se encontra na base de dados do ERP, sem grandes intervenções dos utilizadores.

 

No seguimento do descrito no que respeita às funcionalidades e resultados alcançados com o serviço contratado, identificamos os objetivos atingidos e os efeitos do novo método organizacional implementado na empresa, ou seja:

Com a informação fiável, o tratamento da informação, as análises e modelos financeiros, permitiu:

- Aumentar Receitas, uma vez que se trata de um dos aspetos mais importantes no serviço prestado aos clientes, a melhoria destes processos fará do Reporting um elemento diferenciador face à concorrência o que se traduz num aumento de clientes, serviços e valor acrescentado do serviço prestado.

- Garantira a fiabilidade da informação prestada, com a redução dos erros manuais, com um processo mais automatizado e padronizado, os erros na informação são reduzidos ao mínimo pelo que a qualidade global do serviço será superior.

- Aumentar a eficiência e a produtividade, pois com a reformulação dos processos de reporting teve um impacto significativo na produtividade permitindo fazer chegar aos seus clientes a informação em tempos mais curtos aumentando assim o nível de serviço prestado.

- Redução efetiva do tempo gasto por tarefa, redução de custos/rentabilização dos custos/tempo afeto, pois o tempo necessário à execução das tarefas foi drasticamente reduzido traduzindo-se numa redução de custos afetos a determinado serviço, rentabilizando o tempo de serviço em mais serviços.

- Obter mais competitividade e inovação, no mercado que insere, diferenciando-se dos demais concorrentes.

- E, permitiu ao seu Cliente, o Poder de Melhor Decidir, pois com a partilha da informação em tempo real e a melhor qualidade da informação os clientes da CRA tenham uma visão mais exata da sua empresa e em melhores condições para a tomada de decisão.